PENDISTRIBUSIAN
SARANA DAN PRASARANA
Pendistribusian Sarana dan Prasarana
Pendistribusian
sarana dan prasarana merupakan suatu kegiatan yang menyangkut pemindahan atau
pembagian barang sesuai dengan kebutuhan setiap orang dan ada seseorang yang
bertanggung jawab. Untuk menyalurkan sarana dan prasaran ini di lakukan
persetujuan oleh seorang kepala sekolah apabila di sebuah instansi pendidikan
yang mengatur bagaimana penyaluran sarana prasana pendidikan sudah di
distribusikan apa belum kepada pihak yang membutuhkan. Menurut Muflihah (2013) penditribusian
perlengkapan pendidikan di sekolah, adalah kegiatan pemindahan barang yang
tangung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau
orang-orang yang membutuhkan. Ada tiga langkah penditribusian perlengkapan
pendidikan di sekolah, yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang, dan
penyerahan barang. Dalam kaitan dengan penditribusian perlengkapan di sekolah
ada beberapa asa yang yang perlu
diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu ketepatan kondisi barang yang
disalurkan. Sedangkan khusus dalam kaitan dengan penyusunan alokasi barang ada
empath al yang perlu ditetapkan, yaitu penerima barang, waktu penyaluran
barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah yang akan disalurkan.
Menurut
Bafadal dalam Daryanto dan Farid (2013:122), pendistribusian atau penyaluran
perlengkapan yaitu merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggungjawab dari
seseorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau bahkan orang-orang
yang membutuhkan barang tersebut. Dalam prosesnya ada beberapa hal yang harus
diperhatikan yaitu: ketetapan barang yang disampaikan baik jumlah maupun
jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya dan kondisi barang yang disalurkan.
Dalam pendistribusian
ini, ada dua sistem pendistribusian barang yang dapat ditempuh oleh pengelola
perlengkapan sekolah, yaitu: sistem secara langsung dan sistem secara tidak
langsung. Sistem pendistribusian langsung berarti barang-baarang yang sudah
diterima dan di inventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa
melalui proses penyimpanan dahulu. Kemudian sistem pendistribusian tidak
langsung berarti barang-barang yang sudah diterima dan sudah di inventarisasikan
tidak secara langsung disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di
gudang.
Langkah-Langkah
Pendistribusian Sarana dan Prasarana
1.
Penyususnan alokasi
Barang yang telah diterima di
inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya diperiksa oleh
berdasarkan daftar yang ada pada surat pengantar, tidak berarti semua personel
sekolah dapat menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu diatur
lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggungjawabannya. Apabila
pendistribusiannya tidak diatur dengan baik dan optimal, pengelola perlengkapan
sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggungjawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal diatas,
menurut Bafadal (2014:38), perlu adanya penyususnan alokasi pendistribusian.
Dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi pendistribusian
barang-barang yang telah diterima oleh sekolah yang dapat disalurkan sesuai
dengan kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi.,
kualitas, serta kuantitas barang yang tersedia. Semakin jelas alokasinya,
semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerimanya. Dengan demikian,
pendistribusiannya lebih mudah dilaksanakan dan dikontrol setiap saat. Tujuan
akhir penyusuanan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari
pemborosan yang seharusnya tidak perlu terjadi.
Dalam penyusunan alokasi ini menurut
Bafadal (2014:39), ada empat hal yang yang harus diperhatikn dan ditetapkan
yaitu:
a)
Penerima barang, yaitu orang yang menerima barang dan
sekaligus mempertanggungjawabkan sesuai dengan daftar barang yang diterima.
Identitas orang yang menerima pun juga harus jelas. Identitas yang dimaksud
meliputi: (1) nama lengkap ; (2) jabatan resmi di sekolah tersebut ; (3) nomor
induk pegawai; (4) alamat penerima
b)
Waktu penyaluran barang. Waktu penyaluran harus
disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubungan dengan
proses belajar mengajar. Selain itu, penyaluran perlengkapan tergantung pada
jenisnya. Untuk barang yang habis, seperti kapur tulis, harus dapat dengan
mudah disalurkan ke kelas-kelas sehingga tidak menghambat jalannya aktivitas
pendidikan. Sementara itu, untuk barang-barang yang tidak habis dipakai dapat
disalurkan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan terhadap keberadaan barang
yang tersedia. Apabila barang-barang yang ada pada bagian-bagian tertentu
kurang dapat difungsikan lagi, perlu ada penggantinya, dan segera mendapatkan
penyaluran barang-barang yan baru, sehingga penyalurann barang-barang habis
pakai lebih bersifat sewaktu-waaktu bila diperlukan.
c)
Jenis barang yang akan disalurkan kepada pemakai.
Untuk mempermudah pengelolaan perlengkapan di sekolah ada beberapa cara dalam
membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah, misalnya dengan melihat
penggunaan barang tersebut.
d)
Jumlah barang yang akan didistrribusikan. Dalam
pendistribusian, agar keadaan barang yang sudah disalurkan dapat diketahui
secara pasti dan dapat dikontrol, perlu ada ketegasan jumlah barang yang
disalurkan. Yang perlu dicantumkan dalam jumlah barang ini adalah:
a.
Satuan hitungannya , misalnya: stel, sheet, atau eksemplar
b.
Jumlah satuan, misalnya: 10 unit, 5 stel
c.
Jumlah isi atau bagian dari masing-masing satuan,
misalnya: 2 stel meja tamu @ 5 kursi
d.
Harga satuan
2.
Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat
penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a.
cara
pengiriman
b.
pengemasan
c.
pemuatan
d.
pengangkutan
e.
pembongkaran
3. Penyerahan Barang
Pada saat penyerahan barang
hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi beberapa absen seperti daftar
penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain
sebagainya. Kemudian barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh
panitia pengadaan, lalu kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada
perlu surat pengantar, namun tidak berarti semua personil sekolah bisa
menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut
untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Kemudian apabila
pendistribusiannya tidak di atur dengan baik dan optimal, pengelolaan
perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dan beberapa kendala dalam
membuat laporan pertanggung jawabannya tersebut.
Sistem
Dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana
Bafadal
(2014:39-40) menyatakan bahwa ada dua sistem pendistribusian yang dapat
dilakukan oleh pengelola perlengkapan sekolah, yakni sistem langsung dan tidak
langsung.
1.
Sistem Langsung:
Barang yang telah
diterima dan diinventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-bagian yang
membutuhkan tanpa melalui proses terlebih dahulu. Pendistribusian sarana dan prasarana
pendidikan ini harus berada dalam tanggung jawab salah seorang staf yang
ditunjuk, disini yang paling tepat untuk mengampu tanggung jawab tersebut
adalah pegawai tata usaha, Nurabadi
(2014:51).
2.
Secara
Tidak Langsung
Barang-barang
yang sudah diterima dan sudah diinvetarisasikan tidak secara langsung
disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di tempat penyimpanan
dengan teratur. Hal ini biasanya digunakan apabila barang-barang yang lalu
ternyata masih tersisa. Kegiatan penyimpanan meliputi: (a) menerima barang, (b)
menyimpan barang, dan (c) mengeluarkan atau mendistribusikan barang. Kegiatan
penyimpanan ini biasanya dilakukan di gudang. Barnawi & Arifin (2012:73)
dalam mempersiapkan sebuah gudang untuk menyimpan sarana perlu diperhatikan
beberapa faktor pendukung seperti lokasi gudang, sarana pendukung serta
keamanan gudang.
a.
Lokasi Gudang
1) Gudang
sebaiknya tidak disekat-sekat (kecuali jika diperlukan).
2) Letak
pintu dan dinding diatur untuk mempermudah pergerakan.
3) Lorong
gudang dapat diatur berdasarkan system arus garis lurus, arus huruf U, atau
arus huruf L.
4) Harus
memiliki sirkulasi udara yang cukup, kelembapan udara, serta pencahayaan yang
memadai, perlindungan terhadap banjir, dan serangan hama serta efisiensi penanganan
(barang diperlakukan sesuai keharusannya.
b.
Sarana Pendukung Pergudangan
Sarana pendukung pergudangan meliputi
bangunan gedung, listrik, angkutan (misal: forklift, kendaraan roda dua dan
roda empat), alat dokumentasi administrasi (misal: komputer, printer, lemari
arsip, dan lain-lain), alat komunikasi (telepon), dan peralatan.
c.
Keamanan gudang
Secara
historis gudang harus aman dari bencana (misal: banjir dan tanah longsor).
Bahan yang tersimpan dalam gudang harus ditata agar tidak terjadi penumpukan bahan-bahan
yang mudah terbakar. Untuk menanggulangi kebakaran secara cepat maka gudang
harus dilengkapi dengan alarm kebakaran serta alat-alat pemadam kebakaran yang
cukup memadai, serta untuk menjaga keamanan gudang dari pencuri maka perlu
dipagar keliling dan dipasang alat keamanan (misalnya: CCTV).
Dilihat dari
sistem yang dipakai dalam pendistribusian sarana dan prasarana maka jika
menggunakan sistem pendistribusian tidak langsung, barang barang yang perlu
disimpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam mempermudah
pengawasannya perlu dibuat kartu stok barang yang ditempelkan pada barang
tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan.
Asas-Asas
Dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana
Suatu pendistribusian sarana dan prasarana yang ada di lembaga
pendidikan dapat berjalan secara efektif apabila memenuhi asas-asas yang ada.
Menurut Nurbaiti (2015) asas-asas dalam pendistribusian sarana dan prasarana
adalah sebagai berikut:
1. Asas Ketepatan
Asas ketepatan disini
yang dimaksudkan yaitu ketepatan jenis dan spesifikasi barang yang disalurkan
dan ketepatan jumlah barang yang disalurkan.
2. Asas Kecepatan
Yakni asas ini sangat memperhatikan perhitungan waktu
yang digunakan untuk mendistribusikan barang. Jika barang yang disampaikan
terlambat datang maka akan berakibat pada terhambatnya aktivitas.
3. Asas Keamanan
Dalam hal ini yang diperhatikan adalah keamanan
penyaluran barang kepada pemakai yang membutuhkan. Dalam penyaluran barang
sebaiknya menggunakan alat tertentu, seperti troli, agar memudahkan bagian
penyaluran serta menjaga agar barang tidak rusak.
4. Asas Ekonomis
Asas ini sangat memperhatikan ketepatan pemakaian
barang-barang persediaan. Asas ini berhubungan dengan frekuensi pembagian atau
penyaluran barang. Agar pemakai dimasing-masing unit tidak memakai barang
tersebut dengan sembarangan serta sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pemakaian.
DAFTAR
RUJUKAN
Bafadal,I.2014.Manajemen Perlengkapan Sekolah (Teori dan
Aplikasinya).Jakarta: Bumi Aksara.
Barnawi
& Arifin.2012.Manajemen Sarana dan
Prasarana Sekolah.Jogjakarta: Ar-ruzz Media.
Daryanto & Farid. MT. 2013. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Malang:
Gava Media
Nurabadi,A.2012.Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan.Malang:
Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Malang.
Nurbaiti.2015.Manajemen Sarana
dan Prasarana Sekolah.Jurnal.(Online),
Volume 9 (www.ejournal.unib.ac.id), diakses pada 11 Maret 2018.
Rohiat. 2006.Manajemen Sekolah: Teori Dasar dan Praktik.
Bandung: Refika Aditama
